株式会社トランスコスモス・アシスト

郵便物を届ける仕事

本社ビルの所定の場所に部門ごとに分かれて届いた郵便物を、各フロアの宛先の方に届ける仕事です。宛先が個人名ではなく、「採用ご担当者様」などといった書き方であることが少なくないため、その場合の届け先は経験しながら覚えていく必要があります。もちろん、届け先がわからないときは必ず担当の方に質問をします。また、郵便物の紛失は重大な問題につながりかねないため、十分に注意しなければなりません。土日を挟むとその間に届いた郵便物も加わるため、多くの郵便物を対応することになります。

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メール便を仕分けする仕事

メール便とは、トランスコスモスの事業所や支社の間での郵便物の定期便です。メール便の仕分けの業務では、メール便のチェックと仕分けを行います。具体的には、台帳とメール便の封筒に書かれている名前や行き先が合っていることなどを確認して、送り先の伝票を記入します。また、メール便では運べない大きい荷物や割れ物類がないかの確認も行います。仕分けを行ったメール便は配達を行う業者さんにお渡しします。注意点は、伝票を間違えないように記入することです。また、届け先が札幌や大阪、沖縄など多岐にわたりますが、行き先ごとに締め切りの時間が異なるため、その時間を把握しておく必要があります。さらに、仕事を行う本社内の部屋へは本社の方々がメール便を出しにいらっしゃるため、適切なマナーが求められます。

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シュレッダーの処理を行なう仕事

本社内で発生した書類をシュレッダーにかけて処理する仕事です。本社ビルの各フロアに設置されている機密文書回収ボックスを毎日チェックして、書類を回収します。書類は量が多いとかなりの重さになるため、力仕事になります。回収した書類はシュレッダー室でシュレッダーにかけます。まず書類についているホチキスの針を外し、その後に書類をシュレッダーにかけていきます。レイアウト変更のときには大量の書類が発生するなど、忙しい時期も多いです。機密文書を扱うので、書類を紛失しないように注意が必要です。

※ペーパーラボの運用も含めた機密文書の処理・再生業務の全体については、ペーパーラボ業務をご参照ください。

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カタログを補充する仕事

お客様に取っていただくためにラックに入れてあるカタログを補充する業務です。カタログの内容はトランスコスモス株式会社の会社案内やサービスの紹介などで、本社ビルの複数のフロアに置いてあります。カタログの種類ごとに決められた時間と曜日に各階に確認に行き、少なくなっているものは補充をします。補充した数はデータに記録します。カタログがきちんと所定の場所に入っていないときがあるので、整理の作業も行います。カタログが置いてある場所はお客様が出入りし、本社の方も頻繁に使う場所ですので、お客様や本社の方の邪魔にならないように気を付ける必要があります。

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グラスを洗う仕事

会議室にいらっしゃったお客様にお出ししたグラスを洗浄する業務です。本社ビル内の、会議室があるフロアで業務を行います。対応するグラスの数は日によって違いますが、多いときは食器かごいっぱいの量を対応することもあります。洗う際に水を飛び散らせないようにすることが注意点です。また、時間をかけすぎずに、かつしっかりと洗うことが必要です。

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会議室などを清掃する仕事

本社の会議室を清掃する業務です。まず、担当の方から会議室の鍵をいただき、各会議室の清掃を行った後、鍵を返却するという流れになります。各会議室で行うことは多数あり、照明をつける、いすや机を拭く、モップで電話台や電話機を拭く、ブラインドを開ける、扉のガラスを拭く、プロジェクタの点検をする、などの作業があります。会議室によってはテーブルやいすが多くあるため、時間内に終わらせるのが大変です。手早く、かつしっかりと汚れを拭くこと、そして次に会議室を利用する人が気持ち良く使えるようにすることを心掛けて業務を行います。

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名刺の内容をパソコンで入力する仕事

本社の部門から依頼された名刺をExcelのデータとして入力します。部門によって例えば文字の全角・半角や、住所の形式（「一丁目1番地1号」や「1-1-1」）などの要望があるため、それに合わせて対応しています。一部には中国やアメリカをはじめとした海外の名刺もあります。名刺によって部門名や役職名等の書き方が様々であるため、スタッフに相談しつつ適切に入力していくことが必要になります。

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アンケートの結果を入力する仕事

勉強会などの手書きアンケートをデータとして入力します。項目によって選択式のものや記述式のものがありますが、規則に従って入力します。アンケートによっては長文の記述があるため、PCの入力スキルが必要となります。また、ミスが無いように確実にチェックを行えることも重要です。

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会社の名刺を作る仕事

本社で使用する名刺を作成する仕事であり、以下のように多数の工程があります。まず、依頼データを頂きますので、そのデータが正しいことを確認します。次にそのデータを専用のデータベースソフトに取り込みます。すると、名刺のレイアウトが自動的に生成されるので、問題がないかどうかを確認します。その後、プリンタを設定して印刷します。名刺専用の用紙と設定で印刷をする必要があります。A4サイズで印刷された名刺を裁断機で名刺の大きさにカットします。こうして作成した名刺は、本社の方については直接取りに来ていただき、手渡しでお渡しして申請書にサインをしていただきます。本社以外の方についてはメール便で発送します。注意点は、データベースソフトへ正しく取り込まれるように依頼データをよく確認することです。また、取り込んだ後のレイアウトに問題がある場合、すぐにスタッフに相談する必要があります。

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封筒の宛名を貼る仕事

封筒に宛名が印字されたシールを貼る作業です。注意点は、宛名のシールが曲がったり、しわになったりしないようにすることです。そのためにはこつも要りますし、常に集中して注意しながら作業を行う必要があります。

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書類を三つ折りする仕事

封入する書類などを三つ折りにします。三つ折りでは、単純に半分に折るのとは違って、最初に書類のどの部分を目印に折るかを把握しておく必要があります。折り目を正確に合わせるのはもちろん、ある程度のスピードも求められます。特に複数枚を同時に折る場合はズレやしわが発生しやすいため、注意して行う必要があります。

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書類などを封筒に入れる仕事

全国のトランスコスモス社員に送付する書類を封筒に封入します。封入の際に紙が折れないようにすることや、複数の書類を正しい枚数ずつ入れることが注意点です。それと同時に対応する部数が大量であるため、一定以上のスピードも求められます。

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完成品を箱や袋に入れる仕事

多数の冊子や書類を封入して、発送する準備をします。申請書を見て必要な部数を用意する作業から始まり、中身の封入・封緘、箱に貼る伝票への発送先の記入、そして所定の場所に発送物を運ぶ作業までを行います。発送先によって部数が1部から100部以上まで様々なので、数によって大きさの違う封筒や段ボール箱を使い分けます。輸送中の破損などを防ぐために、冊子の入れ方や封の仕方は、箱や袋の種類ごとに適切なやり方で行う必要があります。ミスを防ぐために、正しい部数が入っていることや箱に貼る伝票とその中身が一致していることを慎重に確かめながら作業します。

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パワーポイントで書類を作る仕事

パワーポイントを使って、見本となる印刷物と同じデータをつくる仕事です。さまざまな図形の作成や、細かな見栄えや書式の設定など、パワーポイントのスキルが要求されます。確認の作業においては、文章が間違えずに入力されているということに加えて、図形の場所や色、表の罫線の付け方等についての確認も必要になります。

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議事録などの音声データを文字入力する仕事

会議等を録音した音声データを聞いて、話している内容を文字にする業務です。本社で働いている聴覚障がいがある方の情報保障を目的とします。ビジネス用語や専門用語が多く使われることもあるため、それらの用語を知っておく必要があるほか、固有名詞を聞き取るために会議の資料を参考にすることもあります。可能な限り聞き取るのが原則ですが、録音状態などが原因で聞き取りづらいときがあるのが大変な点です。また、長時間作業を行うため、集中力が必要です。

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本社の社員証を作る仕事

・作業手順

なお、1.～4.の作業とそれ以降の作業で別の社員が担当することも多いです。書類によっては、写真とそれ以外の部分との境界が分かりづらく、顔写真の部分を選択するのが難しいことがあります。また、100件以上など大量の依頼が来たときは、納期を守るために、社員証の納品先の場所ごとにまとめて画像を取り込むなどの工夫をして効率的に作業する必要があります。一方で、ミスを防ぐために、封かん前の二重チェックは徹底して行います。

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書類のPDF取り込み、名前付けの仕事

書類をスキャナでPDFファイルの形式で取り込み、決められたファイル名をつける仕事です。注意点は、取り込み時に漏れや重複がないようにすることや、ファイル名を間違えずにつけることです。万一ミスをするとデータの紛失等の重大な問題につながります。
一例として、毎月1万枚前後の書類を取り込む業務を説明します。この業務で使用するスキャナでは、書類にふせんがついていたり折れがあったりするとうまく取り込めないため、事前の確認が必要です。また、ミスを防ぐために、必ずマニュアルに従って正しく作業することが求められます。終了までには1週間程度はかかる根気のいる業務です。

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